Совместное планирование: распределенная декомпозиция проекта в MS Project Server: Project Composer


Здравствуйте друзья с
вами Алексей Явкин руководитель
компании “Бастион Интегратор”. В этом
видео я покажу вам как можно организовать
процесс одновременного
формирования проектного плана с
помощью Microsoft Project Server базовый сценарий
Project Server построен следующим
образом есть роль руководитель
проекта есть роль исполнитель руководитель проекта формирует план работ
и назначает на задачи исполнителей исполнители
отчитываться по работам и возвращает
результаты виде отчетов руководителю проекта при этом только
руководитель проекта имеет возможность
менять план график и вообще выполнить
планирование такой сценарий далеко не
везде работает как правило в крупных
проектах или в организациях где используется
матричный тип управления сами исполнители участвуют в
планировании проектов
руководитель проекта физически не может
охватить все знания которые требуются для
выполнения проекта и естественно он
вынужден делегировать планирование
проработку отдельных частей проекта
соответствующим экспертам которые
разбираются в данной области знаний
стандартный функционал MS Project Server обладает ограничением которое
не допускает одновременного
редактирования плана проекта связано это с так
называемым механизмом
извлечения проекта или с монопольным
доступ чтобы обойти это ограничение мы
разработали специальная
расширение которое называется Bastion Project Composer это расширение позволяет делегировать
отдельные работы для проработки
соответствующим экспертам причем
делать это можно одновременно и таким
образом обеспечивается
процесс массивно параллельного
планирования работ проекта то есть
руководитель проекта может на графике
в Project Server выбрать задачу и указать
эксперта который будет ее
планировать и отправить таким
образом ему эту задачу эксперт получит эту
задачу распишет детально
состав работ которые в нее входят при необходимости он
может также запросить детализацию у других
экспертов и в итоге финальный вариант
структуры работ отправить обратно
руководителю проекта во второй части видео
я подробно покажу как это работает в самой
системе формирование плана
проекта начинается с иерархической
структуры работ основной инструмент
это декомпозиция декомпозицию то
разделение целого на составляющие как
правило в крупных проектах применяется
так называемым подход к планированию “сверху
вниз” когда руководитель
проекта расписывают только
верхний уровень декомпозиции работ а затем отправляет
отдельные части проекта
соответствующим экспертам которые дальше
детализирует эти работы затем происходит
согласование и увязка полученных частей
проекта и в итоге получается
финальная версия иерархической
структурой работ которой потом служит
базой для ресурсного планирования какие
существуют подходы к декомпозиции первый
это подход сверху вниз когда заданы
определенные ограничения например на определенные
работы выделяется такой-то срок
и такая-то трудоемкость и дальнейшее
планирование происходит в рамках
этих сроков и трудоемкость
например они продиктованы
договорным условиями существуют также
процедура оценки снизу вверх когда
руководитель проекта например не знает до
конца сколько займет времени выполнения
задачи поэтому он просит исполнителя детализировать под
задачи расписать оценки на этих под
задачи таким образом получить общую оценку
как правило в организации
с матричным типом управления процесс
планирования сверху вниз происходит по по
уровням организационной
иерархии например как это
происходит предположим есть компания который
разрабатывает новый тип самолета такие
компании обычно организованны по
функциональному признаку то есть и
есть подразделения
которые занимаются отдельными областями
например подразделение крыла
подразделения системы управления
подразделений силовой установки и
так далее и существуют проекты или
темы в каждом проекте
участвуют различные подразделения как происходит
процесс планирования как правило
руководитель проекта сначала формирует
верхний уровень детализации затем каждый из этих работ отправляется на детализацию
в соответствующее структурное
подразделение например работа по
разработке силовой установки
отправляется в отдел силовой установки в этом отделе уже
расписывается более детально в
состав работ оценивается они
пишутся сроки исполнителя и так далее при необходимости внутри подразделения
может также происходить
уточнение или последовательный
процесс детализации например руководитель КБ силовой
установки может делегировать часть
работ в соответствующие
отделы например в отдел топливной системы или
в отдел системы управления итоговый
пакет детальных работ отправляется
обратно руководителю проекта согласуется и
включается в план график процесс происходит
одновременно и в итоге получается
финальный вариант иерархической
структуры работ как это происходит
руководитель проекта отправляет формы в
подразделения подразделения
впысывают свои работы и присылают обратно дальше сидит
специалист планировщик которых все это сводит
формирует план отсылает снова его
утверждают и так далее процесс достаточно
долгий и довольно рутинный система на базе
Microsoft Project Server с нашим решением позволит его
автоматизировать в основе решения
Bastion Project Composer лежит программное
расширение для Microsoft Project Server а так же методические
указания по формированию планов
работ решение применимо
прежде всего для организаций с матричным типом управления а также для крупных
проектов и для проектов
которые охватывают сразу несколько
дисциплин решение позволяет
одновременно редактировать план
проекта без мастер-проектов
используя только веб- клиент Project Web App
Оно реализует процесс массивно-
параллельного согласованного
формирования планов проектов участниками решение позволяет
делегировать планирование
отдельных частей проекта экспертам в
соответствующих областях знаний как
правило функциональным
руководителям и при этом оно
позволяет контролировать
лимиты сроков и трудоемкости которые
выделены на заданные работы методологической
базой решение является стандарт PMI PMBOK решение Bastion Project Composer реализует следующие
принципы первое это декомпозиция проекта
по методу сверху вниз второй принцип или
сценарии эта оценка проекта методом снизу вверх третий сценарий это
процесс планирования методом бегущей
волны а также оно
обеспечивает возможность привязки
работ к физическим результатам и
реализует процессы согласования планов
работ процесс
распределенной декомпозиции проекта может
выполняться как для проекта в целом так и
для определенной части проекта а также
для определенного
горизонта планирования
например на предстоящий месяц последовательность
при этом следующая сначала формируется
верхний уровень иерархической
структуры работ проекта (ИСР) выполняет эту задачу
обычно руководитель проекта или команда
управления проектом во вторую очередь
выполняется разбиение и
детализация на отдельные пакеты
работ выполняют эту задачу эксперты в
соответствующих областях знаний как
правило руководители подразделений
исполнителей затем происходит
согласование и утверждение
окончательного варианта плана
проекта и после этого выполняется
ресурсное планирование проекта с учетом загрузки
ресурсов по другим проектам вот так выполняется
сценарий планирования сверху
вниз сначала планируется
укрупненный этап проекта затем
происходит его декомпозиция и
выделяются например в данном примере работа
уровне КБ после этого работа
разбивается на уровень работают отдела и затем доходит до
непосредственных исполнителей при этом
сверху спускается ограничения по срокам
и трудоемкости в терминах PMI это
называется Time Bank сценарий оценки
проекта снизу вверх выполняется в
обратной последовательности
исполнители обозначают параметры
работ например оценивают работы с
точки зрения сроков трудоемкость или
бюджета затем эти данные
стекаются вверх в работу отдела затем работы отделов
работы в работы уровня КБ и затем полученные
оценки агрегируется непосредственно в
работах этапов проекта наше решение
позволяет обеспечить планирования проекта
по методу набегающей волны если компания ведет
несколько долгосрочных
проектов в проектах
участвуют в качестве исполнителей
структурные подразделения каждый
месяц как правило происходит
формирование помесячных планов
которые спускаются в подразделения наше
решение позволяет выстроить процесс так
называемый набегающей волной
когда детализация работ проекта
осуществляется на заданный горизонт
планирования например на
предстоящий месяц давайте посмотрим как
это работает в системе итак заходим в Project Web App (PWA) затем переходим на вкладку
проекты и выбираем наш тестовый проект
который называется разработка
конструкторской документации на новый
тип самолета как видим открылся
план график проекта и здесь у нас расписаны
только задачи верхнего уровня на задачах также
указаны трудоемкости они условные и эти трудоемкости
система может отслеживать как
директивные например эти цифры
могут быть прописаны в условиях договора и
превышать их нельзя и в этом случае
система может проконтролировать то
что при планировании детальных работ не
были превышены заданная показатель итак давайте
посмотрим как делегировать
планирование работ соответствующему
исполнителю для этого выбираю
работу например система управления и на новой вкладке
которая называется декомпозиция работ
проекта нажимаю кнопку
отправить на декомпозицию при этом открылась
вот такая форма где можно выбрать
ответственного за планирование здесь можно подобрать
нужного ответственного в
данном случае так как работа у нас
называется система управления то
выбираем и соответствующего
начальника подразделения то есть
начальника отделения системы
управления здесь же можно
посмотреть загрузку и доступность данного
специалиста по времени на форме отправки
задач но декомпозицию также показаны
параметре задач которые мы отправляем и есть поле где
можно указать комментарий для примера зададим
комментарии система будет это
протоколировать нажимаю
отправить и видно что в план-графике появилась надпись в столбце
ответственный за планирование теперь
указано имя ресурса который
ответственен за детализация данной
работы в данном случае здесь указан
начальник отделения системы управления а также отображается
фаза декомпозиции то есть проработка это
означает что задача отправлена на
проработку и пока еще не вернулась обратно также в качестве
примера отправим другую задач например
установка силовая выберем другого
исполнителя при отправке на где
композицию можно установить
ограничения установить признак
должна ли система разрешать превышает
заданные лимита если установить признак разрешать превышает
лимит итог будет выполнен сценарии по оценке снизу вверх при этом мы не знаем
сколько займет общая работа мы хотим
получить оценки от исполнителя затем их
обработать если же у нас жестко задан
директивное скажем сроки
трудоемкость на выполнение задач что
мы убираем признак разрешить превышают
лимиты если тем систем
определила це работа не даст ли вы сети
параметры также указывал
комментарии отправляя как можно видеть о
второй задачи тоже появился остаток что
она отправленным детализаций
исполнителю теперь переходим
сеанс от имени исполнителем в данном
случае начальника отделения силовой
установки и мы на почте приходит
такое сообщение что им отправлен
озадаченно детализации прямо из письма
посылки можно перейти vip клиент просит где сразу
отображаются те задачи которые
направлены на это лизоцим как видим одна задача
направлено выбираем районе и
даже маем кнопку перейти задачи при этом открывается
хорошо знакомый интерфейс
редактирования плана здесь можно задать
детальный план по данной работе меня уже идет о
детальный перечень задач yahoo копируют указывают
трудоемкости указывая связи и предположим что так
какие то из работ требует более
глубокой детализации допустим я сам не хочу
выполнять это детализации
делегируют дальше по иерархии в данном случае я
выбираю работу система топливная чтобы отправить на
декомпозицию то задачи нажимая
соответствующую кнопку открывается
форум знакомая форма и здесь а в качестве отвесных вижу своих
подчиненных например могу выбрать
начальника отдела топливной системы в которые будет
ответственным за планирование задач
топливной системы также указывал
комментарии и отправляемся дальше посмотрим со стороны
пользователя начальник отдела
топливной системой но также приходят
сообщения от его вышестоящего
руководителя с требованием
детализировать работу он также переходят на
нее видит пустой список
задач добавляется далее те
задачи которые считает нужным назначает ресурсами устанавливает связи то есть весь
интерфейс такой же как у обычного плана
проекта теперь к чтобы
отправить готовый результат
детализация работ переходим на форум
назначенная задачи и выбираем отправить
детализация и скрывается формами
можно передать справкой результата может высадят альме
план и также написать комментарий также следует
обратить внимание что есть кнопка запросить
лимиты она активно в том случае если а задача
контролируется на превышение лимита и
лимиты превышены таким образом есть в
системе процесс который позволяет
запросить изменение лимита но в данном случае у
нас все в порядке то есть мы укладываемся
в лимита заданная и поэтому нам ничего
запрашивать не надо потому просто
отправляем результат
детализация вышестоящему
руководителю чтобы он включил это в
свой блог работ все начальник отдела
топливной системы завершил процесс
детализации и отправил задачу своему
непосредственному руководителю
начальнику отделения силовой установки теперь мы переходим
опять связан с начальника отделения
силовой установки ему приходит письмо о том
что пришел результат детализация здесь же из письма
может его просмотреть системе протокол где показаны
такие действия производились этим
блоком работы все комментарии так далее может посмотреть
результате стали за то что с перечнем
детально задачи перед тем как его включить свой блог
работ есть здесь можно
выбрать из ключей к полностью работы или включить только
сроки мы выбираем включить полностью нажимаем включить в
план и я первым переходим
уже на свой блог работ и здесь можно видеть
что блок работ включены те работы которые
прислал начальник отдела топливной
системы можно провести
некоторые корректировки
например откорректировать и
достройки или что то поменять и теперь отправляем
детализированы блок работ руководителю
проекта для того чтобы включила в свой
проект все задача слушала а у руководителя
проекта теперь и оао пришло письмо о том что завершена
декомпозицию по а запрошенном блоку
работ и ее можно
рассмотреть результаты включить
его в свой проект высокую формам видим
тоже что то что нам прислали и я как руководитель
проекта нажимаются включить в план перейдя в исходном
план график мы и подача установка
силовая котором нас было не суммарная
перестал суммарной и мне добавились
детализированные работы и поменялся
соответствующий статус напротив этой
задачей начальнику отдела
силовой установки пришло
соответствующее письмо о том что
руководитель проекта принял его детальный план и
включила в свой проект также возможно
сценарии отклонения например
руководитель проекта может не устроили
результатом может вернуть его на
доработку и так далее ссылка на подробную
информацию по данным решение находится в
описании если у вас появились
вопросы обязательно напишите их
комментарии под этим видео мы их обязательно
ответим если вам понравилась
виде оставьте life подписывайтесь на наш
youtube канал чтобы не пропустить следующие
видео да связи и успешных
вам проект